دسته بندی زمان (Time Batching) چیست و چه اصولی دارد؟

چرا این روزها همه ما دچار یک معضل مشترک به نام کمبود زمان هستیم؟ واقعا دلیل این همه کمبود وقت و تلنبار شدن کارهای عقب مانده روی هم، چیست؟ عده‏ای از افراد معتقدند که نداششتن مهارت مدیریت زمان، مهم‏ترین دلیل کمبود وقت است و دسته بندی زمان می‏تواند این مشکل را مرتفع کند. احتمالا می‎پرسید که دسته بندی زمان (Time Batching) چیست و چگونه بهره‌وری را افزایش می‌دهد؟

پیش از توضیح این عبارت، بهتر است بدانید که همه ما به یک دلیل مشترک، دچار محدودیت وقت نمی‎شویم. بلکه دلایل متعددی همچون ناتوانی در نه گفتن، اهداف غیرواقعی، ضعف در اولویت بندی، عدم تصمیم‎گیری صحیح، کمال‌طلبی، نداشتن مهارت حل مسئله، اهمال‌کاری و یا عدم تفویض اختیارات از عمده‌ترین دلایل این موضوع هستند. از این رو، توصیه می‎کنیم ابتدا ریشه کمبود وقت را در زندگی خود تشخیص دهید و سپس، به مدیریت زمان فکر کنید.

ما در این مطلب، سعی کرده‌ایم به خوبی مبحث دسته بندی زمان و تأثیر آن بر افزایش بهره وری را توضیح دهیم. موضوعی که اگر با آن آشنا شوید و آن را با دقت در زندگی خود پیاده کنید؛ موجب صرفه جویی در وقت و رسیدن به اهدافتان خواهد شد. چنانچه به شناخت بیشتر مدیریت و دسته بندی زمان علاقمند هستید، تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.

دسته بندی زمان (Time Batching) چیست؟

مدیریت زمان، توسط شیوه‌های مختلف قابل انجام است. یکی از راه‌های آن نیز، دسته بندی است. در دسته بندی زمان، بایستی تمام کارهای شبیه به هم را در یک گروه قرار داده و برای آن، یک زمان مشخص یا ددلاین (Deadline) تعیین کنید. بهتر است بدانید که در دسته بندی زمان، هدف ما کاهش عوامل مزاحم در محیط کار، تحصیل، مطالعه و… است. چرا که همه ما روزانه با ده‌ها عامل مزاحم سر و کار داریم. این عوامل علاوه بر حواس پرتی، موجب کاهش تمرکز، کاهش بهره‌وری و از بین رفتن توجه می‎شوند.

این شیوه، این امکان را به شما می‌دهد که کارهای خود را لیست کرده و برای انجام هر گروه از کارهای مشترک، زمان و تمرکز کافی داشته باشید. تصور کنید در محیط کار خود و با انبوهی از کارهای عقب مانده، پشت میزتان نشسته‌اید. وسوسه سر زدن به اینستاگرام چنان بر شما غلبه کرده که ناخودآگاه موبایل خود را برداشته، اینترنت را فعال کرده و وارد این پلتتفرم می‏شوید. سرتان را بالا می‌آورید، حدود ۲۰ دقیقه است که بیهوده در حال چرخیدن در اینستاگرامید.

در همین حین، همکارتان برای شما چای می‌آورد و سر صحبت را باز می‏کند. به خود می‏آیید و می‏بینید که نیم ساعت تمام با او در حال خوش و بش کردن هستید. طولی نمی‎کشد که یاد اقساط عقب مانده خود می‎افتید و چند دقیقه به فکر فرو می‎روید. در واقع اینستاگرام، همکاری که در حال گپ زدن در ساعت کاری است و افکار متفرقه، همان عوامل مزاحمی هستند که ساعت‏ها شما را از کار اصلی‎تان دور کرده‏اند.

حال تصور کنید که کارهای عقب مانده‌تان شامل موارد زیر است:

1. ارسال ۵ ایمیل به ۵ مشتری
2. ارسال ایمیل به مدیر
3. تهیه گزارش کار هفتگی
4. تماس با واحد فروش شرکت و پیگیری امور مشتریان
5. نوشتن نکات مهم برای ارائه در جلسه فردا
6. ترجمه مقاله مرتبط با پروژه

اگر طبق روال همیشگی بخواهید کارهای بالا را انجام دهید، احتمالا ۳ ایمیل ارسال می‌کنید، سپس یک تماس می‌گیرید و پس از ترجمه یک خط از مقاله، دچار خستگی شده و ادامه نمی‌دهید. جالب است بدانید که حفظ تمرکز روی چندین کار غیر مشابه، کار بسیار دشواری است و این در حالی است که عوامل مزاحم نیز باعث کند شدن روند انجام وظایف‎تان می‎شوند.

چاره چیست؟ اینکه کارهای مشابه خود را در یک دسته قرار دهید و برای انجام آن زمان تعیین کنید. مثلا نوشتن و ارسال ایمیل‌ها (چه برای مدیر چه برای مشتری) یک کار مشابه هستند و در ۳۰ دقیقه باید انجام شوند. تماس‏های تلفنی در یک گروه دیگر قرار گرفته و به همین ترتیب، لیستی از کارهای همسان را برای تمام وظایف روزانه خود تهیه کنید. به یاد داشته باشید که حتما پس از انجام کارهای یک گروه، سراغ گروه بعد بروید و هر گروه را براساس شرایط خود زمان‎بندی کنید.

در ادامه تکنیک‏های این روش را به تفصیل، توضیح می‏دهیم.

مزایای دسته بندی زمان (Time Batching) چیست؟

چرا بر استفاده از این شیوه مدیریت زمان تأکید فراوانی شده است؟ زیرا:

• موجب کاهش استرس می‏شود. هنگامی که تعداد کارهای ما زیاد باشد، بدون تردید استرس را تجربه می‏کنیم. نمی‏دانیم از کجا و چطور شروع کنیم. اما این روش به حفظ آرامش و کاهش استرس کمک بسزایی می‌کند.
• تأثیرات منفی چند وظیفگی را کاهش می‌دهد. Multi Tasking یا چند وظیفگی، به انجام چند کار به طور همزمان گفته می‏‌شود. این موضوع باعث افت شدید بهره وری در میان کارکنان خواهد شد، میزان خطا در زمان فعالیت را تا ۵۰ درصد افزایش می‌دهد و از سوی دیگر، افراد برای انجام مجدد یک فعالیت، ۵۰ درصد بیشتر از قبل به زمان نیاز دارند!
• تمرکز را بالا می‏برد. چرا که انجام کارهای مشابه به هم، به نوعی ترتیب و انضباط در انجام کارها را بهبود می‏بخشد.
• زمان انجام امور به حداقل می‏رسد و این امر باعث صرفه جویی در وقت خواهد شد.
• به این دلیل که دقیقا می‎دانید چه کارهایی را تا چه زمانی باید انجام دهید؛ سردرگمی، کلافگی و آشوب ذهنی ندارید.

روش دسته بندی زمان، برای چه افرادی مناسب است؟

بزرگترین ویژگی Time Batching قابل استفاده بودن آن برای همه افراد است. فرقی ندارد که دانشجو، محصل، شاغل، خانه دار و… باشید. در هر محیطی که فعالیت می‌کنید، با استفاده از این روش مدیریت زمان، قطعا احساس رضایت بیشتری از عملکرد خود خواهید داشت.

در زمان استفاده از این روش، حتما به دسته بندی کارها نیز دقت کنید. نوعی از این دسته بندی، تقسیم آن به کارهای عمیق و کارهای سطحی است. کارهای عمیق، فعالیت‌هایی هستند که زمان و انرژی زیادی را می‌طلبند، کاملا حرفه‌ای هستند و برای تکمیل آن‏ها باید از عوامل حواس پرتی دور بود. در مقابل، کارهای سطحی، فعالیت‌هایی آسان، کم عمق و غیر مهارتی هستند که برای انجام‏شان به انرژی، مهارت و تمرکز زیادی نیاز نداریم.

بنابراین، هنگام دسته بندی، سعی کنید کارهای عمیق را در یک گروه و کارهای سطحی را در گروه دیگر قرار دهید و اگر نشانه‌های زیر را در مشاهده کردید، به سرعت نسبت به استفاده از Time Batching اقدام کنید.

• خیلی زود حواس‏تان پرت می‎شود.
• تمرکز مداوم بر یک فعالیت، برایتان دشوار است.
• اغلب کارهای شما به گونه‌ای است که باید هر روز تکرارشان کنید.
• محیط زندگی و کارتان، مملو از بی نظمی و بهم ریختگی است.
• وظایف شغلی شما با یکدیگر مرتبط بوده و قادر هستید آن‏ها را در یک دسته جای دهید.

اصول استفاده از دسته بندی زمان

حال که دانستید دسته بندی زمان (Time Batching) چیست و چگونه بهره‌وری را افزایش می‌دهد؟ قصد داریم اصول و تکنیک‌های این روش را معرفی کنیم. همچنان تا انتها همراه ما باشید.

لیستی از تمام کارهای ریز و درشت خود تهیه کنید

ابتدا باید مشخص کنید دقیقا چند کار برای انجام دادن، وجود دارد. ۱۰ تا؟ ۱۵ تا؟ یا بیشتر؟ کارهای مربوط به محیط کار و کارهای مربوط به منزل را از یکدیگر جدا کنید. تمام آن را یادداشت کرده و برای هر کدام یک لیست روزانه، هفتگی و ماهانه آماده کنید.

کارهای مشابه را دسته بندی کنید

پس از آماده کردن لیست، آن را مقابل خود قرار داده و به ترتیب کارهای شبیه به هم را در یک لیست قرار دهید. مثلا اتو کردن لباس‌ها، مرتب کردن کمد لباس‌ها و جدا کردن لباس‌های زمستانی و تابستانی، همه در یک دسته قرار می‌گیرند. به عبارت دیگر، این ۳ کار به دلیل تشابه و سطحی بودن، در یک لیست جای می‌گیرند.

برای هر دسته، زمان مشخصی را تعیین کنید و حتما به ساعت خواب، استراحت و گرسنگی خود نیز توجه کنید. مثلا برای انجام همان ۳ کار بالا به یک ساعت زمان نیاز دارید اما به شدت خسته هستید. کافی است یک ساعت را به دو قسمت ۳۰ دقیقه‌ای تقسیم کنید و ۱۰ دقیقه استراحت پس از نیم ساعت اول در نظر بگیرید.

نتیجه را تحلیل کنید

پس از هر بار دسته بندی زمان، چند دقیقه از وقت خود را به ارزیابی فرایند انجام کارهایتان اختصاص دهید. حتی اگر در مرتبه اول به خوبی از پس انجام کارهایتان برنیامدید؛ نگران نباشید. با تکرار و تمرین می‏توانید خود را بهبود دهید. فقط کافی است پس از هر بار بکارگیری دسته بندی زمان، سؤالات زیر را از خودتان بپرسید:

1. آیا توانستم تمرکزم را به خوبی برای هر کار حفظ کنم؟
2. دلایل عدم تمرکز من چه چیزهایی هستند؟
3. بهتر است ابتدا از کارهای بزرگ و سخت‎تر شروع کنم یا کارهای کوچک و آسان؟
4. تا چه حد در تعهد به بازه زمانی مشخص شده، موفق بودم؟

چگونه تأثیرات مدیریت و دسته بندی زمان را افزایش دهیم؟

در ادامه این موضوع که دسته بندی زمان (Time Batching) چیست و چگونه بهره‌وری را افزایش می‌دهد؟ چند نکته کاربردی جهت افزایش تأثیرات این شیوه را مطالعه می‌کنید.

اهداف خود را بنویسید

احتمالا برایتان جالب است بدانید که طبق مطالعات دانشگاه هاروارد، کسانی که اهداف خود را می‏نویسند ۳ برابر بیشتر از سایرین، احتمال دارد که به آن اهداف دست یابند. در واقع، نوشتن اهداف و تعیین زمان مقرر برای انجام کارهای مربوط به هر هدف، میزان مسئولیت پذیری و تعهد شما را افزایش می‏دهد. چرا که می‏دانید این تلاش‏ها را دقیقا برای رسیدن به کدام هدف انجام می‏دهید و اینگونه، هدفمندتر از گذشته عمل می‏کنید.

مورد دیگری که در اینجا باید به آن اشاره کنیم، تعیین چند پارامتر سخت گیرانه جهت پایبندی به این برنامه، می‏باشد. با این ترفند، مرتبا کارها را پشت گوش نمی‎اندازید و پس از چند روز، با کوهی از کارهای عقب مانده مواجه نخواهید شد.

واقع‌بینانه دسته‌بندی کنید

اگر خاطرتان باشد، در پاراگراف‌های قبل و حین صحبت در مورد اینکه دسته بندی زمان (Time Batching) چیست و چگونه بهره‌وری را افزایش می‌دهد؟ گفتیم که کارهای مشابه را در یک دسته قرار دهید.

با این حال، ممکن است در لیست شما چند کار غیر مرتبط وجود داشته باشد. مثلا تحویل گرفتن لباس‌ها از اتوشویی، خرید لوازم بهداشتی، رفتن به باشگاه و انجام یک کار اداری. این امور در ظاهر هیچ ارتباطی به یکدیگر ندارند. اما می‏توانید آن‎ها را به این صورت دسته بندی کنید:

باشگاه، اتوشویی و اداره مورد نظر در مسیر باشگاه هستند؛ پس قبل از رفتن به باشگاه این دو را انجام می‎دهم. مغازه لوازم بهداشتی هم نزدیک اتوشویی است و چون مسافت زیادی تا خانه دارد، امروز عصر در مدت پیاده‎ روی، کارهای مربوط به این دو را انجام می‏دهم.

برای از بین بردن عوامل مزاحم، مصمم باشید

به تدریج که از این روش بیشتر استفاده کنید و با جزئیات آن آشنا شوید؛ میزان تسلط‎تان بر عوامل مزاحم افزایش می‌یابد. به عبارت دیگر، متوجه می‏شوید که اگر موبایل‎تان کنارتان باشد مرتب آن را چک می‏کنید. اگر در اتاق خواب درس بخوانید مدام به خوابیدن وسوسه می‎شوید. اگر تلویزیون روشن باشد امکان ندارد کار خود را با تمرکز بالا به پایان برسانید. چنانچه در مواجهه با افراد و چیزهایی که حواس‎تان را پرت می‌کنند، محکم نباشید؛ به زودی شکست می‏خورید.

از ابزارهای موجود کمک بگیرید

ابزارهای مفیدی مانند ترلو، میزیتو، و… وجود دارند که دقیقا با هدف دسته بندی و مدیریت کارها طراحی شده‌اند. اینگونه ابزارها به‌ویژه برای شرکت‌ها و افراد شاغل، بسیار توصیه می‏شود. به کمک آن‏ها به راحتی قادر هستید چندین پروژه کوچک و بزرگ را مدیریت کرده و در تکمیل کارها با همکاران و دوستان خود مشارکت کنید.

دیگران در مورد برنامه خود مطلع کنید

به اعضا خانواده، دوستان و همکاران خود بگویید که در حال دسته بندی و مدیریت زمان خود هستید. از آن‎ها بخواهید در این مسیر همراه شما باشند و مدام به شما مراجعه نکنند. توضیح دهید که برای افزایش تمرکز و انجام بهتر کارها، باید از موبایل، تلویزیون، صحبت‌های غیر ضروری و برخی از کارهای بیهوده، دوری کنید. بدون تردید آن‏ها نیز شما را درک می‌کنند و پیش از هرگونه تماس حضوری و تلفنی، کمی تأمل خواهند کرد.

حتما بخوانید: اثربخشی و کارایی یعنی چه؟ چگونه می‌توانیم کاراترباشیم؟

و اما جمع‌بندی

در این مطلب به طور کامل توضیح دادیم که دسته بندی زمان (Time Batching) چیست و چگونه بهره‌وری را افزایش می‌دهد. در واقع، دسته بندی زمان، یک شیوه مؤثر و بسیار مفید برای مدیریت زمان و انجام کارها می‏‌باشد که همه افراد می‏توانند از آن استفاده کنند.

بکارگیری این شیوه، موجب افزایش تمرکز، صرفه جویی در وقت و مقابله با عوامل ایجاد کننده حواس پرتی خواهد شد. از سوی دیگر، افراد ضمن دسته بندی زمان، کارهایشان را با نظم و ترتیب بیشتری به اتمام رسانده و به مراتب استرس کمتری را تجربه می‌کنند.

آیا شما هم تجربه استفاده از این شیوه مدیریت زمان را دارید؟ به نظر شما چگونه می‏توان تأثیرات این روش را افزایش داد؟ نظرات و تجربیات ارزشمندتان باعث ارتقاء کیفیت این نوشته خواهد شد؛ آن‏ها را با ما به اشتراک بگذارید.