در اینکه با ارزش ترین و مهم ترین دارایی هر فردی عمر و زمان اوست، شکی نیست. اما آنچه باعث می‌شود که علی رغم دانستن این موضوع، بازهم به راحتی عمر ارزشمند خود را تلف کنیم؛ همان چیزی است که در این مقاله تحت عنوان قاتلین مدیریت زمان از آن یاد می کنیم.
بگذارید یک بار دیگر با محاسبه ای ساده و سرانگشتی، به این واقعیت تلخ اشاره کنیم که ما اگر ۸۰ سال زنده باشیم یک سوم آن را مشغول خوابیدن هستیم، یک سوم دیگر را به کار و فعالیت حرفه ای می‌گذرانیم و فقط چیزی معادل ۲۷ سال برای لذت بردن از زندگی، دستیابی به رؤیاها و اهداف مان وقت داریم. بنابراین، باید نسبت به راهزنان زمان و عمرمان، آگاه باشیم و مهارتی به نام مدیریت زمان را هر چه زودتر بیاموزیم. اگر شما هم می‌خواهید این مهارت و مزایای آن را بیشتر بشناسید، تا انتهای مقاله با ما بمانید.
مدیریت زمان چیست؟
در مقاله چگونه کارها را اولویت بندی کنیم؛ اشاره ای گذرا به مهارت مدیریت زمان یا (Time Management) داشتیم و گفتیم که اولویت بندی کارها بدون کنترل و مدیریت بر زمان، منجر به شکست خواهد شد. به طور کلی مدیریت زمان، یعنی تقسیم زمان برای سازماندهی، نظم بخشیدن و برنامه ریزی کردن جهت انجام کارهایی مشخص.
اینکه می‌گوییم کارهای مشخص، به این دلیل است که نباید اهدافی مبهم و کلی برای خود تعریف کرده و برای آن زمان هم اختصاص دهید، مثلا: یادگرفتن دوچرخه سواری! این یادگیری دقیقا بایستی در چه مدت و با چه انگیزه ای انجام شود؟ وقتی با اهداف کلی و نامشخص، می‌خواهید به برنامه ریزی و کنترل بر زمان بپردازید، عملا کل مسیر را اشتباهی طی کرده و تمام وقت خود را هدر داده اید.
یادگیری این مهارت که یکی از انواع مهارت های نرم است باعث می شود با داشتن نظم شخصی و استفاده هوشمندانه از وقتمان، بهتر بتوانیم امور مربوط به خود را انجام داده و در زندگی موفق تر عمل کنیم.
مزایای مدیریت داشتن بر زمان
- آمادگی برای انجام کارها
- کاهش حجم فعالیت های کاری
- عدم درگیری با احساساتی مانند کلافگی، خستگی، اهمال کاری، پشیمانی
- لذت بیشتر از شغل، روابط اجتماعی و خانوادگی
- کاهش استرس و افزایش سلامت جسمی و روانی
پیامدهای منفی عدم وجود مدیریت زمان در زندگی
- مواجهه با پدیده فرسودگی شغلی
- به هم ریختگی و آشفتگی کارها
- استرس های بی پایان
- کاهش کیفیت کارهایی که مسئول انجامشان هستید
- ایجاد احساس عدم رضایت رئیس، همکاران و خانواده نسبت به شما
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
دلایل زیادی برای کمبود زمان وجود دارد، برخی از این دلایل عبارت‌اند از:
- نداشتن انگیره کافی در انجام کار
- ضعف در گفتن نه
- اولویت‌بندی اشتباه کارها
- تنبلی و اهمال کاری
- تمرکز هم زمان روی چندین کار
- کمال‌گرایی در کارها
- استراحت نداشتن در میان کارها
- نداشتن فهرست کارهای روزانه
- نداشتن فعالیت روزانه و ورزش نکردن
- رویاهای بزرگ و غیرواقعی
- ضعف در تصمیم‌گیری
- ضعف در حل مسائل و مشکلات
موارد نام برده، مواردی هستند که احتمالا یا در انجام آن‌ها ضعف دارید و یا قادر به انجام آن‌ها نیستید. این‌ها مانند یک طناب به یکدیگر متصل هستند و در رشد فردی تاثیرگذارند. رشد فردی باعث موفقیت ما در بسیاری از موارد می‌شود.
قاتلین مدیریت زمان را بشناسید
با شناخت علل و مواردی که باعث می‌شوند شما در انجام برنامه ریزی، سازماندهی و تخصیص وقت کافی و مناسب به اهدافتان، پیروز میدان نباشید؛ در واقع قاتلین زمانتان را دستگیر کرده و گامی بزرگ به سوی مدیریت بهتر زمان و بهبود رشد و توسعه فردی خود بر می‌دارید.
نداشتن هدف
روش هدف گذاریSMART یکی از شیوه هایی است که پیشنهاد میکنیم از آن کمک بگیرید. اسمارت در واقع مخفف کلماتی است که به شما می‌گوید، هدفتان باید دارای این ویژگی ها باشد:
- Specific مشخص
- Measurable قابل اندازه گیری
- Attainable قابل دستیابی
- Realistic واقع گرایانه
- Timely در یک محدوده زمانی معین بودن
multi tasking یا انجام همزمان چندین کار
چند وظیفگی اولین بار توسط شرکت IBM در سال ۱۹۶۵ برای کامپیوترهایی استفاده شد که همزمان چندین تسک یا وظیفه را پردازش می‌کردند، سپس این اصطلاح برای فرآیندهای دیگر استفاده شد. هنگامی که همزمان رانندگی می‌کنید، در واتس آپ مشغول جواب دهی به مشتری هستید، پادکست دلخواهتان را پلی کرده و باید مراقب اتومبیل ها و عابرین نیز باشید، واقعا کارایی و بهره وری بالایی را تجربه می‌کنید؟
برای جلوگیری از چنین اتفاقی، بازه های زمانی معینی را برای هر کار مشخص کنید و متعهد شوید که مثلا طی نیم ساعت رانندگی تا محل کار، به هر نوع پیام و تماس کاری پاسخ ندهید و جواب دهی را فقط در شرکت یا اداره انجام دهید.
نه گفتن در زمان مناسب را یاد ندارید
در محل کارتان به سرعت مشغول کار هستید که همکارتان از شما درخواست می‌کند تا به خاطر مرخصی چند ساعته او، وظایفش را انجام دهید. پس از یک هفته کاری سخت، هنگامی که می‌خواهید با خانواده وقت بگذرانید، رئیستان تماس می‌گیرد و می‌گوید برای انجام یک کار نه چندان حیاتی به شرکت مراجعه کن.
پذیرش چنین درخواست هایی، باعث افزایش حجم کارها می‌شود. با تدبیر باشید و در موقع لزوم، برای رها شدن از چنین درخواست هایی که راه حل های جایگزین نیز دارند، نه بگویید.
می‌خواهید تمام کارها را خودتان یک تنه انجام دهید
هیچ فضیلتی در انجام یک تنه امور، نیست. این قاعده را به خاطر بسپارید! از دیگران کمک بگیرید و اصطلاحا کارهای خود را برون سپاری کنید. حجم زیادی از کارهای معوقه و استرس زای همه ما، مربوط به وظایفی است که میخواهیم تمامشان را خودمان انجام دهیم. باور کنید تمام این کارها ضروری و مهم نیستند.
البته در برون سپاری یا محول کردن امور به دیگران، حد اعتدال را رعایت کرده و برای آن ها ایجاد مشکل نکنید؛ شاید آن ها نتوانند به شما نه بگویند.
پیشنهاد ویژه: دسته بندی زمان (Time Batching) چیست و چه اصولی دارد؟
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
احتمالا این اتفاق برای‌تان افتاده است که برای انجام کارهای بسیاری زمان کمی داشته باشید. کارهای نیمه تمام انجام نشده؛ چگونه باید به انجام این امور رسید؟ این‌ها نشان‌دهنده مشکل شما با مدیریت زمان است. حال به چند موارد ساده که به شما در کمک کردن زمان کمک می‌کند می‌پردازیم.
زمان‌بندی و اولویت‌بندی کارها
نیم ساعت اول روز خود را به برنامه‌ریزی کارهای روز و اولویت‌بندی آن‌ها اختصاص دهید. کارهای روز خود را لیست کنید، به این صورت که می‌خواهید چه کارهایی را حتما انجام دهید و چه کسانی را ملاقات کنید. در مقابل کارهایی که در لیست می‌نویسید مسئول باشید. برای کارها با اولویت بالای خود زمان مشخص تعیین کنید. در برنامه‌ریزی خود بنویسید که چه زمانی شروع و در چه زمانی کار به پایان می‌رسد.
کارهای طاقت فرسا را در زمانی که بالاترین میزان انرژی را دارید انجام دهید. از ابزارهایی که زمان را ثبت می‌کنند استفاده کنید تا متوجه شوید برای انجام یک کار چقدر زمان صرف می‌کنید.
دسته‌بندی
دسته‌بندی کارها را به شکلی انجام دهید که مهم‌ترین آن‌ها در ابتدای کار باشند. اگر درگیر کارهای کوچک و فرعی شوید می‌بینید که زمان را از دست داده‌اید و کارهای اصلی باقی مانده‌اند.
استفاده از قانون ۸۰-۲۰
برای مدیریت زمان از قانون ۸۰ ۲۰ یا قاعده پرتو استفاده کنید. این قانون می‌گوید که با ۲۰ درصد از تلاش ۸۰ درصد از نتایج بدست می‌آید. این قاعده برای فروش محصولات نیز هست که ۸۰ درصد از فروش‌ها تنها از ۲۰ درصد مشتریان بدست می‌آید. ترفند آن به این صورت است که کارهایی که با ۲۰ درصد تلاش انجام می‌دهید و ۸۰ درصد از نتایج را به شما می‌دهد اولویت‌بندی کنید. این کار با بررسی و آنالیز دقیق صورت می‌گیرد. اهداف مهم را شناسایی، روی آن‌ها تمرکز کنید تا بهترین مدیریت زمان را داشته باشید.
قبل خواب لیست خود را بنویسید
هرشب قبل از اینکه بخوابید، ایست کارهای روز بعد خود را بنویسید. این کار به راحت‌تر خوابیدن‌تان کمک می‌کند. بعد از نوشتن، لیست اهداف خود را نگاه کنید و ببینید برای راحت‌تر دستیابی به آن‌ها باید چه کاری را انجام دهید. یک شبه این روال درست نمی‌شود اما به مشخص بودن اهداف روز بعد بسیار کمک می‌کند. نوشتن اهداف روزانه ساده است اما این روال به نوشتن درمورد اهداف بلند مدت بسیار کمک می‌کند.
از اپلیکیشن مدیریت زمان استفاده کنید
بهترین کار برای مدیریت زمان، استفاده از تکنولوژی‌هاست. استفاده از این اپلیکیشن‌ها بسیار کارآمد و موثر بوده و راندمان کار را بالا می‌برند. اپلیکیشن‌هایی که می‌توانید برای مدیریت زمان از آن‌ها استفاده کنید مانند:
- واندرلیست Wunderlist نرم‌افزار مدیریت زمان و عملکرد
- تودویست-Todoist نرم افزار مدیریت زمان و پروژه
- ترلو Trello نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد
- تسکولو نرم افزار مدیریت پروژه با امکان چت آنلاین
- وان نوت Onenote نرم افزار یادداشت برداری
- کوالیتی تایم QualityTime نرم افزار مدیریت زمان
در مسیر درست ادامه دهید
استفاده درست از زمان در زندگی بسیار حیاتی و مهم است. برای انجام کارها این سوال را از خود بپرسید که “چگونه می‌توانم بهترین استفاده را از زمان خود ببرم؟” پیدا کردن جواب این سوال به تفکیک و طبقه بندی درست کارها و بهره‌وری آن بسیار کمک کننده است.
و اما آنچه آموختیم
مسئله مدیریت زمان از چنان اهمیتی برخوردار است که بی توجهی به آن، پیامدها و عوارض منفی بسیاری بر کیفیت ابعاد مختلف زندگی مانند شغل، خانواده، تفریح و… برجای می‌گذارد. در این مقاله با نگاهی به اهمیت این موضوع، مهم ترین ریشه ها و علل عدم موفقیت در این حوزه را بیان کردیم.
امیدواریم از خواندن این مقاله لذت برده باشید و راهکارهایی که گفته شد برای شما مفید بوده باشد. به نظر شما در زندگی با چه مشکلات و چالش های دیگری روبرو هستیم که باعث می شوند وقت را هدر داده و نتوانیم از آن به درستی استفاده کنیم؟ نظرات ارزشمندتان را با ما به اشتراک بگذارید.
