در واقع ما باید کلمات و سخنان خود را در زمان مناسب و با لحن و شیوه مناسب با دیگران به اشتراک بگذاریم. البته که این تعریفی کلی است و ما نیاز داریم که کمی دقیق‌تر هر یک از این ویژگی‌ها را مورد بحث قرار دهیم. به همین خاطر به سراغ معرفی بیشتر این سه ویژگی می‌رویم:
1_ انتخاب کلمات، مهم‌ترین نکته برای فن بیان قوی!
پیش از شروع هر سخن و گفت‌و‌گویی، نیازمند انتخاب کلمات هستیم. ابتدا باید نسبت به آنچه می‌خواهیم بگوییم یک دید کلی داشته باشیم و سپس به سراغ بیان آن برویم.
در واقع یکی از مهم‌ترین مشکلاتی که افراد در گفت‌وگوهای خود تجربه می‌کنند این است که در انتخاب کلمات موفق نیستند و همین باعث می‌شوند که نتوانند بیان خوبی داشته باشند. در واقع هر کلمه بار و معنای خاص خود را دارد و بسیار پیش می‌آید که در موقعیتی ما انتخاب‌های متعددی داشته باشیم، بااین‌حال همیشه یک‌سری کلمات بهتر و دقیق‌تر منظور و سخن ما را منتقل می‌کنند.
پس اولین رکن در پرورش فن بیان داشتن دید مناسب از کلمات و انتخاب هوشمندانه آنان است.
2_ زمان و مکان گفتگو، در بد و خوب بودن فن بیان شما موثر است!
یکی دیگر از مسائلی که در رابطه با فن بیان مطرح است، زمان و مکان گفتوگو است. همه ما ضرب‌المثل معروف «هر سخن جای و هر نکته مکانی دارد» را شنیده‌ایم. در واقع با توجه هدف و موضوعی که در ذهن داریم، باید مراقب باشیم که کلمات و سخنانمان را در زمان مناسب و در مکان مناسب به زبان آوریم. برای مثال این خیلی معقول نیست که ما در یک جشن به سراغ رئیس خود برویم و از او درخواست افزایش حقوق کنیم؛ بلکه بهتر آن است که در زمان اداری و یک مکان مناسب به بیان درخواست خود بپردازیم.
3_ اهمیت لحن در فن بیان، کمتر از کلمات و زمان و مکان نیست!
سومین ویژگی فن بیان استفاده و به‌کارگیری لحن و شیوه مناسب برای بیان سخنان است. در واقع ما برای حرف زدن باید تن صدا و لحن مناسب با موقعیت را اتخاذ کنیم.
برای مثال یک درخواست، زمانی می‌تواند محترمانه باشد که کلمات محترمانه همراه با لحنی محترمانه باشد. بسیار پیش می‌آید که فردی کلمات محترمانه‌ای را برای گفتوگو انتخاب کند ولی با لحنی تهاجمی آن را بیان کند.
طبیعی است که چنین مکالمه‌ای نمی‌تواند یک مکالمه ماهرانه باشد چرا که همان‌طور که چیزی که ما می‌گوییم مهم است، چگونگی گفتن هم مهم است و چه بسا اهمیت بیشتری داشته باشد. پس سومین ویژگی فن بیان لحن و تن صدا و چگونگیِ بیان است.
