هفت عبارت زیر بیشترین تاثیر را روی مخاطبتان می‌گذارد؛
۱.نمی‌دانم، اما اجازه دهید درباره اش تحقیق کنم
از این عبارت هنگامی استفاده میکنیم که مخاطب از ما سوالی میکند ولی جواب آن را نمیدانیم درچنین موقعیتی بهتر است به جای ارائه اطلاعات نادرست یا دست به سر کردن مخاطب، صادقانه بگوییم که پاسخ مخاطب را نمیدانیم ولی تلاش میکنیم پاسخ سوالش را پیدا کنیم.
۲.ممنون که این نکته را به ما یادآوری کردید
از این عبارت زمانی استفاده می کنیم که مخاطب بابت یک موضوعی از ما شکایت میکند یا ایده مهمی را با ما در میان می‌گذارد و می‌خواهیم از او تشکر کنیم.
۳.مطمئنا درخواستتان را پیگیری می‌کنم
از این عبارت زمانی استفاده میکنیم که که مخاطب یک درخواست ویژه دارد و فراتر از اختیارات ماست و برای بررسی آن به زمان بیشتری نیاز داریم و نما‌خواهیم خیلی زود به مخاطب پاسخ دهیم.
۴.از شما بابت این مشکل عذرخواهی می‌کنم
از این عبارت بابت عذرخواهی از مخاطب شاکی،به خصوص زمانی که متوجه شده‌ایم اشکال از مجموعه‌ی ماست، استفاده میکنیم.
۵.خیلی زود شما را مطلع می‌کنم
از این عبارت برای پاسخگویی به یک مخاطب عجول و کم‌حوصله استفاده میکنیم.
۶.خوشحال میشم کمکتون کنم
از این عبارت برای خوش‌آمدگویی به مخاطب و اعلام آمادگی برای کمک به او استفاده میکنیم.
۷.خیلی دوست داشتم کمکتون کنم ولی….
از این عبارت برای عذرخواهی از مخاطب بابت این که نتوانسته‌ایم خواسته‌اش را برآورده کنیم، استفاده میکنیم.
